Jag använder Evernote för att samla mina intryck, tankar och anteckningar. Efter att ha insett det fantastiska med Evernote, så förstod jag att jag hade kommit på något ännu mer fantastiskt. Hur man kan använda Evernote för att digitalisera sin bokföring!
För 6 månader sedan skapade jag, med hjälp av Evernote, ett arbetssätt för att så långt det bara går digitalisera bokföringen i vårt företag. Jag är nu så pass nöjd med upplägget att jag vill dela med mig av det till andra företagare.
I detta inlägg tänkte jag gå igenom:
- Fördelarna med en digitaliserad bokföring
- Verktygen som vi använder
- Vårt arbetsflöde
5 fördelar med att digitalisera din bokföring
1. Dina underlag blir sökbara
Det är inte bara de digitala verifikaten som blir sökbara, utan även inscannade pappersfakturor blir det genom Evernotes OCR-läsning. På mindre än 1 sekund söker Evernote igenom alla dina underlag för att hitta just den där gamla fakturan som du förut letade efter i pärmen. Se video-demo.
2. Tillgängligheten är överlägsen
Du eller din redovisningskonsult kommer åt underlagen från var ni än befinner er. Den fysiska placeringen av pärmarna begränsar inte längre. Det går att komma åt Evernote på flera olika ställen. Det finns bl a en webbversion, mac- eller windowsprogram och mobila versioner. Jag använder själv programmet i Windows, webbversionen och iPhone-appen.
3. Dina underlag är säkra
Du får automatiskt en backup genom att dina underlag lagras på Evernotes servrar, men även lokalt på din dator. Om din redovisningskonsult använder Evernote så har du en kopia även där.
- Evernote är ett finansiellt stabilt företag med över 200 000 betalande kunder
- De har en tydlig "data-ägare-policy"
- Datan lagras både i molnet och lokalt
- Du kan kryptera känslig data
- Det är lätt att exportera alla underlag från Evernote
4. Synka med din redovisningskonsult
Vår redovisningskonsult bor inte i samma stad som oss. Genom att använda Evernote så har vi båda tillgång till exakt samma underlag, samtidigt. Du kan t ex snabbt lägga in ett saknat underlag.
5. Spara på tiden och miljön
Du slipper att skriva ut alla dina digitala underlag. Lägg in dem direkt i Evernote istället. Som du förstår så sparar detta även in på miljön.
Verktygen jag använder för att digitalisera bokföringen
Evernote
Evernote är ett program som gör det lätt att spara ner anteckningar och intryck. Deras tagline är "Kom ihåg allt". Jag använder t ex Evernote för att samla recept, foton på intressanta artiklar, och till att skriva dessa blogginlägg. Fördelen med Evernote är att du har allt på samma ställe, och du kan komma åt allt från mobilen eller datorn. Om Evernote är något nytt för dig, titta gärna på deras komma-igång-guide eller på YouTube-guider.
En snabb scanner
Det är viktigt att investera i en snabb scanner för att minimera tiden med pappershantering. Jag rekommenderar dessutom en som har stöd för att scanna dubbelsidigt och som har inbyggt mjukvarustöd för Evernote. Jag använder Canon P-150 och är jättenöjd (video-recension). Du får in det scannade dokumentet som en PDF direkt till Evernote.
Evernote rekommenderar även Fujitsu (s1300 har dubbelsidigt stöd).
Bokföring, lönesystem & tidrapportering
Vi använder Swedbanks e-bokföring och är nöjda, men det går bra med vilket system som helst. Fördelen med ett onlinebaserat är att du kan komma åt bokföringen från olika platser.
För lönehanterig använder vi Visma Lön, helt enkelt för att vår redovisningskonsult var van vid detta system.
Våra anställa gör sin tidrapportering i Visma Stämpla, som sedan enkelt importeras i Visma Lön.
Vårt arbetsflöde
I korthet ser vårt flöde ut på detta sätt:
- En pappersfaktura inkommer
- Jag lägger in den i sorteringsfacket för "Betala" (se sortering av pappersunderlag längre ner)
- Jag scannar in en eller flera fakturor till mappen "Betala" i Evernote & ger den ett indexnummer (läs mer om index längre ner)
- Vår redovisningskonsult betalar alla fakturor (hon har redan fått dem synkade till sin dator)
- Hon lägger in fakturorna i mappen "Verifikationer"
- Hon bokför fakturorna i e-bokföring och lägger sedan in fakturan i rätt mapp beroende på vilken serie den tillhör
- Underlaget har nu titeln t ex "B644 - Ica kvantum i042" där B står för B-serien och i042 för index-nummer 42
Så här har jag organiserat våra mappar i Evernote:
Betala: Denna mapp innehåller allt som ska betalas.
Skatteverket: Alla papper som vi får från Skatteverket hamnar här.
Verifikationer: Hit kommer alla verifikationer som ännu inte är bokförda.
Verifikationer - Serie B-G: Bokförda underlag hamnar i respektive verifikationsserie.
Övrigt: Här samlar vi t ex anställningskontrakt, bokföringsinstruktioner m m.
Så här kan ett arbetsflöde se ut för den som sköter bokföringen
- Gå till mappen "Verifikationer" Börja med att göra "taggar" på verifikationerna, så att de hamnar i rätt månad. T ex om verifikatet har fakturadatum 2011-08-17, så ger du taggen "augusti" på den.
- När du gjort detta, markera mappen"Verifikationer" och klicka sedan på rätt månad under "Tags".
- För varje verifikation
- Bokför verifikatet
- Skriv in verifikationsnumret i dokumentets titel, t ex B046
- Dra dokumentet till rätt verifikationsserie efter att det är bokfört
- Klart!
Sortering av pappersunderlag
För att göra hanteringen smidig så sorterar jag alla underlag:
- Betala (t ex fakturor som inte är betalda)
- Att scanna (kvitton, betalda fakturor m m)
- Skatteverket (allt från vårt älskade Skatteverk, har även en egen mapp för dem i Evernote)
- Att indexera (om jag varit lat eller glömt att indexera vid inscanningen)
- Indexerat (färdigt att sätta in i pärm, brukar bli en stor bunt här)
Digitala underlag
Digitala underlag som t ex e-postkvitton lägger jag in direkt i Evernote i mappen "Verifikationer". Ett hett tips för att spara tid är att maila underlaget till din evernote-mail. När du gör det så hamnar underlaget direkt i din "default notebook". I mitt fall så hamnar det i mappen "Verifikationer" som sedan vår konsult bokför och sorterar till rätt serie.
Indexering
För att man enkelt ska kunna hitta pappersoriginalet utifrån ett Evernote-underlag så har jag gjort ett index. Indexet är separerat från verifikationsnumret för att man inte ska vara tvungen att bokföra innan man kan sätta in underlagen i en pärm.
Indexeringen sker från siffran 1 och uppåt i en oändlig längd.
Så här indexeras t ex det första pappret:
- Skriv in i001 på pappret längst ner i högra hörnet.
- Skriv in i001 längst till höger på verifikationens titel i Evernote, t ex "Swedbank. Kortavgifter i001"
- Klart! Nu är det lätt att utifrån ett Evernote-underlag hitta originalet i din index-pärm
Slutligen
Med hjälp av lite modern teknik så kan vem som helst numera sköta sin bokföring nästan helt digitalt. Jag hoppas att jag med detta inlägg har inspirerat dig till att prova på ett nytt och mer modernt sätt att sköta ett företags bokföring på.
Fråga: Hur förenklar du bokföringen i ditt företag? Har du kanske ett ännu bättre sätt? Kommentera gärna!
